OmniMerx › Guias e dicas › Rotina de prospecção

Prospecção · rotina de prospecção

Planilha de prospecção de clientes: o que registrar

Resumo em 30 segundos

• No começo, uma planilha simples resolve. O hábito vale mais do que a ferramenta.
• Seis colunas bastam: negócio, contato, data, status, retorno e observação.
• Status com sempre as mesmas palavras, para os números fazerem sentido.
• A data de retorno é a coluna que mantém a venda viva.
• Dez minutos na sexta para ler os números e ajustar a semana.

Um nome no caderno, outro no celular, um terceiro só na memória. Quem prospecta assim passa a semana tentando lembrar com quem falou, o que prometeu e quando ia retornar. E alguma coisa sempre escapa: o cliente que pediu proposta na terça e nunca mais ouviu falar de você.

Em seis anos vendendo para empresas, quem criou a OmniMerx viu que o vendedor organizado nem sempre é o mais talentoso. É o que anota.

O que se perde com contatos espalhados?

Perde-se o retorno combinado, que ninguém lembrou de fazer. Perde-se a imagem, quando você manda a mesma apresentação duas vezes para a mesma pessoa. Perde-se a chance de aprender, porque sem registro não dá para saber que tipo de negócio responde mais. E perde-se energia, gasta tentando lembrar em vez de vender.

Por que começar por uma planilha?

Porque ela é gratuita, abre no celular, você já sabe usar e se adapta ao seu jeito de trabalhar. Sistemas de vendas têm o seu valor, mas costumam pedir tempo de aprendizado e mensalidade. No começo, o que importa é criar o hábito de registrar. Quando o volume crescer, você leva o histórico para onde quiser.

Quais colunas a planilha precisa ter?

| Coluna | Para que serve | |---|---| | Negócio | Nome da empresa ou do profissional | | Contato | Nome da pessoa e telefone | | Data do contato | Quando você falou pela última vez | | Status | Em que ponto a conversa está | | Retorno | Data marcada para falar de novo | | Observação | O que foi dito, objeção, preferência |

Se quiser ir além, acrescente bairro e tipo de negócio. Mais tarde, essas duas colunas mostram padrões que a memória não guarda.

Que status usar?

• A contatar: ainda não houve contato.
• Contato feito: mensagem enviada, sem resposta ainda.
• Retornar: a pessoa pediu um prazo ou está avaliando.
• Sem interesse: disse que não ou pediu para não receber mais.
• Fechou: virou cliente.

Use sempre as mesmas palavras. Se hoje é "em andamento" e amanhã é "ativo", a contagem do fim da semana não fecha.

Por que a data de retorno merece destaque?

Porque é nela que a conversa continua. Muita oportunidade esfria por esquecimento, e não por recusa. Ao terminar cada conversa, pergunte-se quando vai falar com aquela pessoa de novo e escreva a data. De manhã, filtre a coluna pelo dia de hoje e comece por ali. Se a planilha permitir, pinte de vermelho as datas vencidas: retorno atrasado precisa saltar aos olhos.

Como registrar o "sem interesse"?

Anote o motivo em poucas palavras: "já tem fornecedor", "agora não", "pediu para não receber". Quem pediu para sair precisa ficar marcado com clareza, para que nenhum contato novo aconteça por engano. Esse cuidado faz parte de prospectar com respeito e protege o seu número e a sua reputação.

Como ler os números toda semana?

Na sexta, dez minutos e cinco perguntas:

1. Quantos contatos novos fiz?
2. Quantos responderam?
3. Quantos viraram retorno ou proposta?
4. Quantos fecharam?
5. Que tipo de negócio respondeu mais?

A última é a mais útil, porque mostra onde está o seu encaixe. Se um tipo de negócio responde mais, dê mais tempo a ele na semana seguinte.

Como evitar que a planilha vire bagunça?

Três regras: uma planilha só, sem versões paralelas; atualização logo depois de cada conversa, e não no fim do dia, quando os detalhes já se perderam; revisão semanal para apagar repetidos e corrigir dados. Se você trabalha em dupla, combine quem atualiza o quê. E, se um dia a planilha parecer pequena, anote o que gostaria que ela fizesse antes de trocar de ferramenta.

Cenário hipotético: depois de duas semanas, a planilha mostra 100 contatos e 18 respostas, sendo 7 de clínicas e só 2 de oficinas. Você decide dedicar a semana seguinte às clínicas e reescrever a mensagem das oficinas. Os números foram inventados para treinar a leitura.

O que muda com a planilha em dia?

Você abre o dia sabendo o que fazer. Nenhum retorno escapa, nenhum contato se repete por engano, e o assunto da última conversa está à mão quando a pessoa responde. Com o tempo, você ganha o que o caderno nunca deu: memória do que funciona, para decidir com os seus números.

A planilha já montada

O Kit de Prospecção é uma planilha online, em cópia só sua, que abre no celular. A lista chega dividida por dia, e cada linha tem botão de WhatsApp com a mensagem pronta para ajustar, status, data de retorno e observações. O painel mostra contatos feitos, retornos de hoje e conversões. Os contatos vêm da Rede OmniMerx, filtrados por setor, cidade e bairro, com créditos a partir de R$ 590.

Se preferir não montar do zero, escolha o setor e o bairro do primeiro bloco e peça o seu Kit pelo botão abaixo.